Vertu skýr, bein og nákvæm: n°1 reglan um skilvirk samskipti

Vertu skýr, bein og nákvæm: n°1 reglan um skilvirk samskipti

Fyrsta skrefið til að ná góðum árangri í samskiptum í beinni og á netinu

Í fyrri inngangi tileinkað til skilvirk samskipti í beinni og í gegnum stafrænar rásir eins og Youtube eða Facebook höfum við veitt almennt yfirlit yfir þessa dýrmætu stefnu, gagnlegt fyrir þá eins og okkur sem vinnum á hverjum degi til að fá hámarks niðurstöðu. Stöð fyrir lið komumst við að grunninum að farsælum samskiptum við almenning, offline en líka á netinu. Viðfangsefnið á svo sannarlega skilið að vera kannað, þannig að bjóða ekki sérfræðingum a skoða eins fullkomið og uppfært og mögulegt er á markaðstækni – reyndar erum við að tala um þetta – enn minna þekkt og beitt í dag en það ætti að vera. Fyrsti kaflinn sem við ætlum að fjalla um varðar fyrst og fremst orðaforða og setningafræði, nauðsynlega þætti til að byggja upp skýr, bein og nákvæm samskipti við viðmælanda sinn. En það varðar líka brellur fyrir Gríptu athyglina og límdu viðkomandi við sæti sitt. Við skulum sjá þær hér að neðan.

Hvernig á að byggja upp sannfærandi skilaboð í fimm skrefum

Lexicon er mengi orða sem notuð eru í ræðu eða riti. Setningafræði snýr hins vegar að uppbyggingu setningarinnar og því forminu sem hún tekur á sig í eyrum eða augum hlustanda eða lesanda. Samsetning beggja (við tölum ekki um málfræði vegna þess að við tökum það sem sjálfsögðum hlut) veltur á skilvirkni skilaboðanna og sannfæringarstigi þeirra. Handbækurnar um „sannfærandi samskipti“ þau eru sóun, en við viljum ekki draga í efa dularfulla og vafasama tækni, þvert á móti höfum við áhuga á að veita áþreifanlegar vísbendingar, auðvelt að nota fyrir hvern sem er. Svo hér er listi yfir nauðsynleg skref til að byggja upp skýr, bein og nákvæm skilaboð, sem geta náð til hjörtu fólks og framkallað hið fræga „forystu“ (eða umbreytingu).

1) Kynntu þér efnið vandlega

Til að ná í mark þurfum við að rannsaka efni samskipta okkar ítarlega. Hvort sem um er að ræða uppskrift í matreiðsluþætti, markaðskennslu á námskeiði eða tilvitnun sem rædd er við hugsanlegan viðskiptavin, þá er mikilvægt að undirbúa skilaboðin vandlega og hafa þegar í huga mikilvægar hugmyndir og framsetningarröð þeirra.

2) Gerðu fókusinn skiljanlegan strax

Það eru þeir sem segja að byrja á endanum og þeir sem grípa til kjörorðsins "segja allt strax". Í raun og veru, í skilvirkum samskiptum er ekki endilega nauðsynlegt að sýna söguþráðinn og sýna spilin. Af reynslu okkar er betra að sýna áhersluna, skýra kjarna málsins með nokkrum orðum (eða línum). Gæta þarf ákveðinnar eftirvæntingar þar til yfir lýkur, til að halda hagsmunum almennings á lofti í nauðsynlegan tíma.

3) Veldu bestu orðin

„Taktu keppnina“ er ekki það sama og „Borðaðu keppinauta þína“. Á sama hátt er „Gerðu þetta og þú kemur fyrstur“ ekki það sama og „Beita þessari aðferð og þú færð 5.000 evrur“. Kjörin sem við veljum verða alltaf að vera þau bestu sem völ er á. Þegar við byggjum boðskap okkar veljum við þar af leiðandi þau orð sem best útskýra hugtökin sem við höfum í huga. Frá þessu sjónarhorni er vald á orðasafni, afrakstur klukkutíma og klukkustunda lestrar, grundvallarkrafa.

4) Samskipti á virku formi

Til dæmis er það minna áhrifaríkt að tala alltaf með óvirkri rödd en að nota virku röddina. Ef ég er að tala um feril minn sem þjálfari og ég man eftir fyrstu tilraunum mínum, þá þarf ég ekki að segja: „Svo ég fór á þjálfunarstöðina og bauð mig fram sem ráðgjafa“ því ég nota fjórtán orð fyrir eina setningu. Í staðinn mun ég segja "Ég fer í þjálfunarmiðstöðina og býð mig fram sem ráðgjafa", og sjá, ég hef aðeins notað tíu.

5) Forðastu þátíð

Að tala í þátíð eða þaðan sem verra er í þátíð er leiðinlegt og tekur fólk frá möguleikanum á að hafa samúð með þér. Sömu aðstæður og sömu hugtök geta einnig verið staðfest í nútímanum, öðlast mikið hvað varðar virkni og kraft. Skrifaðu síðan textann þinn eða ræðu þína með því að nota aðeins nútíð og þú munt strax taka eftir því hvernig hver setning er grípandi og beinskeyttari.

Auðgaðu samskipti með tæknibrellum og flækjum

Að kalla þær tæknibrellur og flækjur er kannski ofmælt, en það hjálpar okkur að gefa mikilvægu efni sem fylgir fyrsta ítarlega kaflanum um skilvirk samskipti: ófyrirsjáanleika. Það er kannski ekki nóg að virða þær vísbendingar sem nýlega hafa sést. Almenningur er nú yfirfullur af upplýsingum alls konar (rétta hugtakið er ofhleðsla upplýsinga): sjónvarpsfréttir, blaðagreinar, útvarpspunktar, myndbönd á Youtube, Facebook í beinni og svo framvegis. Að standa upp úr verður þá skylduskref til að ná skotmarkinu. Við megum ekki sætta okkur við skýr, bein og nákvæm skilaboð, því það er nú þegar nóg af skilaboðum eins og okkar, við verðum að leitast við að ganga lengra og skapa skilaboð sem geta skínað í fjölda samskipta samskipta. Þetta virkar svona í hinum raunverulega heimi eins og í sýndarheiminum, annars væri ekki útskýrt hvers vegna sumir höfundar og fagmenn, þrátt fyrir að vera mjög góðir, ná ekki sama árangri og aðrar persónur sem eru minna undirbúnar en geta koma fram þökk sé hæfileikum sínum sem samskiptamenn. 

Spurningin vaknar: hvernig á að gera það? Slíkar niðurstöður fást ekki á einni nóttu, þú verður að reyna (og umfram allt gera mistök) og þú verður að vinna fyrir skilgreina eigin sjálfsmynd og eigin persónulega samskiptastíl. Við munum snúa aftur að þessum tímapunkti í næstu þáttum sem eru tileinkaðir áhrifaríkum samskiptum, í bili mælum við með að byrja að kynnast spuna, rökstyðja fyrir hvert efni og þema hver gætu verið brögðin sem lífga upp á umræðuna, koma almenningi í opna skjöldu, opna brot í vonsviknustu hlustendum eða lesendum, og að lokum leyfa sitja fyrir sem vanur leikari, þar sem hæfni þeirra er slík að yfirstíga hvers kyns hindrun og vantraust þar til tilgangi samskipta er náð án þess að nokkur taki eftir því. Fylgstu með okkur í næstu þáttum þessa dálks og gerðu þig tilbúinn til að læra leyndarmál áhrifaríkra samskipta, hinna raunverulegu.